Confidentialité

Le Régime de retraite des CAAT et son personnel s'engagent à assurer la protection et la confidentialité des renseignements qui vous concernant.

Nous avons le plaisir de vous présenter ci-après l'Énoncé sur la protection des renseignements personnels, qui décrit la façon dont nous recueillons, utilisons, divulguons et protégeons les renseignements personnels.

L'Énoncé s'inspire de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, qui émane du gouvernement fédéral.

Obligation de protéger les renseignements personnels en notre possession

L'Énoncé explique la façon dont nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements qui vous concernent. Il s'agit de renseignements qui permettent de vous identifier, tels que votre nom, votre date de naissance ou des informations au sujet de votre rente de retraite. Le présent Énoncé ne s'applique pas dans le cas de renseignements impersonnels.

Responsabilité

Nous avons nommé une personne responsable de la protection des renseignements personnels afin de veiller à l’application du présent Énoncé et de surveiller nos pratiques de gestion en la matière. Cette personne contrôle toutes les activités touchant à la conception, à la mise en œuvre, à la tenue à jour et à l'application du présent Énoncé.

Raisons pour lesquelles nous recueillons, utilisons et conservons des renseignements personnels

Nous avons besoin de vos renseignements personnels afin d'être en mesure d'administrer le Régime de retraite et de remplir nos obligations juridiques ainsi que les exigences réglementaires en matière de rapports. C'est pourquoi nous utilisons généralement les renseignements qui vous concernent aux fins suivantes :

  • calculer et payer les prestations de retraite du Régime;
  • créer et tenir à jour une banque de données sur les personnes ayant droit aux prestations du Régime;
  • produire et publier les relevés annuels personnalisés des participants ainsi que les formulaires d'options de retraite et de cessation;
  • vérifier l'admissibilité des demandes de prestations;
  • remplir les exigences en matière de rapports et veiller au respect de la Loi sur les régimes de retraite de l'Ontario, de la Loi de l'impôt sur le revenu et de la Loi sur le droit de la famille;
  • dans certains cas, vérifier votre identité lorsque nous communiquons avec vous;
  • gérer et administrer le Régime, y compris recouvrer les sommes dues;
  • conserver les archives et autres documents pendant une période raisonnable;
  • répondre aux exigences juridiques et aux exigences en matière de réglementation, d'assurance, de sécurité et de traitement;
  • pour toute autre raison, après avoir obtenu votre consentement ou lorsque la loi le permet ou l'exige.

Types de renseignements recueillis

Les renseignements personnels que nous recueillons sont fonction des liens qui nous unissent (c.-à-d. qu'ils diffèrent selon que vous êtes un participant, un retraité, un bénéficiaire ou un conjoint). Les voici :

  • nom, adresse, numéro de téléphone et autres coordonnées;
  • renseignements tels que le sexe, la date de naissance et l'état matrimonial;
  • renseignements sur l'emploi, y compris la raison sociale de votre employeur, de même que la catégorie, les revenus et les dates d'emploi;
  • nom et date de naissance du conjoint, des enfants ou du bénéficiaire;
  • montant des prestations;
  • certificat de décès;
  • accord de séparation ou de divorce;
  • procuration;
  • numéro d'assurance sociale et renseignements relatifs au compte bancaire;
  • toute autre information, après avoir obtenu votre consentement ou lorsque la loi le permet ou l'exige.

N'oubliez pas qu'avant de nous communiquer des renseignements personnels concernant des tiers, tels que votre conjoint ou vos bénéficiaires, vous devez obtenir leur consentement.

Limitation de la divulgation des renseignements qui vous concernent

Nous ne vendons ni n'échangeons les renseignements personnels que nous recueillons. Ceux-ci sont communiqués aux tiers, tel que le prévoit le présent Énoncé, ou pour toute autre raison, après avoir obtenu votre consentement ou lorsque la loi le permet ou l'exige. Par ailleurs, nous devons les transmettre aux pouvoirs publics et aux organismes de réglementation afin de nous conformer aux exigences législatives applicables. De plus, le Régime fournit des renseignements limités aux employeurs participants en vue de déterminer et de gérer l’admissibilité aux prestations d’assurance.

Il se peut que nous transmettions des renseignements personnels à certains fournisseurs externes de services qui nous aident à remplir nos obligations, tels que CIBC Mellon, pour ce qui est du paiement des prestations, l'actuaire, aux fins de la préparation de l'évaluation actuarielle, à notre fournisseur de services pour le traitement des relevés annuel, à celui des technologies de l'information afin qu'il puisse tenir à jour le système d'administration du Régime et à nos conseillers juridiques. Ces fournisseurs sont assujettis à des dispositions contractuelles ou autres qui visent à protéger vos renseignements personnels en cours de traitement ou de gestion.

Consentement obligatoire pour la collecte des données personnelles

En ce qui concerne la collecte, l'utilisation et la divulgation de renseignements qui vous concernent, vous pouvez donner votre consentement de diverses façons. Il peut s'agir d'un consentement formel (p. ex., sous forme verbale ou écrite, ce qui comprend la signature d'un formulaire d'adhésion décrivant l'utilisation et la communication prévues des renseignements personnels) ou tacite (par exemple, lorsque vous fournissez des renseignements qui nous permettent d'expliquer le montant de vos prestations). Vous pouvez accorder votre consentement par le biais de votre mandataire (tel que votre tuteur légal ou une personne pouvant agir par procuration). Les bénéficiaires qui demandent le versement d'une rente de survivant doivent également signer un formulaire qui nous autorise à utiliser leurs données personnelles. En règle générale, lorsque vous nous transmettez des renseignements personnels, nous présumons que vous consentez à ce que nous recueillons, utilisons et divulguons lesdits renseignements aux fins énoncées ou décrites dans le présent Énoncé, s'il y a lieu, ou à celles précisées au moment de la collecte. Si vous nous communiquez des renseignements personnels concernant des tiers, tels que votre conjoint ou votre bénéficiaire, nous supposons que vous avez obtenu au préalable leur consentement en ce sens.

Après votre adhésion au Régime, votre consentement sera valable aussi longtemps qu'il le faut pour que nous puissions répondre aux fins décrites dans le présent Énoncé ou à celles précisées au moment de la collecte, et vous ne pourrez révoquer votre consentement à certaines utilisations et communications requises, comme la tenue de registres administratifs et de relevés de transactions qui sont raisonnables, et la communication d'information à des entités gouvernementales canadiennes et étrangères, tel que l'exige la loi.

Nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements qui vous concernent seulement après avoir obtenu votre consentement, sauf lorsqu'une loi ou un règlement le permet ou l'exige, par exemple, afin de se conformer à une ordonnance judiciaire ou à un règlement provincial ou fédéral, afin de répondre à une enquête autorisée par la loi que réalise un organisme gouvernemental, ou bien afin de recouvrer des sommes dues.

Conservation temporaire des renseignements personnels

Nous avons élaboré des lignes directrices et mis en œuvre des directives concernant la conservation des renseignements personnels. La période de conservation peut être fonction des circonstances et de la nature des renseignements.

Nous les conservons dans nos dossiers aussi longtemps qu'il le faut pour exécuter l'opération à laquelle ils sont destinés ou pour répondre à des besoins administratifs ou aux exigences de la loi.

Impératif d'exactitude

Nous mettons tout en œuvre pour assurer l'exactitude et l'actualisation des renseignements obtenus en regard des fins auxquelles ils ont été recueillis. Tout au long de l'année, nous expédions directement aux retraités de la correspondance se rapportant au Régime. Lorsque des lettres nous sont retournées, nous tentons nous-mêmes de retrouver les personnes en question afin de connaître leur nouvelle adresse. Bien entendu, les participants peuvent examiner les renseignements les concernant qui figurent dans le relevé annuel. Il s'agit d'une excellente occasion de vérifier l'exactitude des données et de communiquer avec leur collège, s'il y a lieu, afin de faire une demande de mise à jour ou de rectification des données.

Protection des renseignements personnels

Bien que nous ne puissions garantir qu’il n’y aura jamais d’atteinte à la vie privée, nous nous efforcerons au mieux pour protéger les renseignements personnels contre les intrusions, le vol, la communication accidentelle, la perte et la communication injustifiés, et contre l'utilisation, le copiage et la modification non autorisés. De plus, nous utilisons des mesures de sécurité appropriées lorsque nous détruisons des renseignements personnels.

Lieux de stockage des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont conservés dans les bureaux du Régime ou dans un lieu d'entreposage extérieur protégé.

Droit d'accès aux renseignements personnels et d'y apporter des corrections

Si vous souhaitez consulter les renseignements qui vous concernent qui sont en notre possession ou dont nous avons la garde, vous pouvez en faire la demande auprès du responsable de la protection des renseignements personnels, à l'adresse indiquée ci-après. Vous devriez demander à votre collège de mettre à jour ou de corriger les renseignements erronés. Après vérification de votre identité, nous vous communiquerons les renseignements que vous demandez, sous réserve des restrictions juridiques applicables. Le tiers qui fait la demande en votre nom doit nous présenter une preuve concluante de votre consentement et de votre autorisation en ce sens.

Plaintes

Pour déposer une plainte sur l'utilisation que le Régime fait de vos données personnelles, vous pouvez vous adresser par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels. Cette personne veillera à ce qu'une enquête soit menée et que, le cas échéant, des mesures seront prises pour corriger la situation. Nous vous informerons, s'il y a lieu, des mesures prises en ce sens.

Modifications à l'Énoncé sur la protection des renseignements personnels

De temps à autre, le présent Énoncé pourra faire l'objet de modifications. Lorsque nous envisagerons d'utiliser ou de divulguer les renseignements personnels à des fins très différentes de celles décrites dans le présent Énoncé, nous ferons le nécessaire pour en informer les personnes concernées, s'il y a lieu, et nous pourrions même apporter des modifications au présent Énoncé. Nous vous conseillons vivement de demander périodiquement la nouvelle version de l'Énoncé et de l'examiner attentivement. Le fait que vous continuez à nous fournir des renseignements qui vous concernent après que l'Énoncé a été modifié attestera que vous acceptez les modifications. Le présent Énoncé sur la protection des renseignements personnels entre en vigueur le 14 août 2008.

Loi canadienne anti-pourriel (LCAP)

Les responsables du Régime des CAAT communiquent régulièrement par courriel avec les participants. Pour s'acquitter de leurs obligations de fiduciaires, les responsables du Régime envoient des bulletins par courriel afin d’informer les participants au sujet du Régime. Ces messages sont permis par la LCAP, car ils n’ont aucun caractère commercial et ils sont reliés à un régime de prestations auquel vous êtes inscrit ou duquel des prestations vous sont dues.

Toutefois, le Régime offre l’option de vous désinscrire des bulletins électroniques qui sont envoyés directement aux participants. Il est important de noter que si vous vous désinscrivez, il se peut que vous n’ayez pas accès en temps opportun à de l’information importante qui pourrait avoir un impact sur votre participation au Régime.

Questions

Pour toute question ou préoccupation concernant le présent Énoncé ou l'utilisation ou la sécurité de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels.

Par téléphone :
1.866.350.2228 / 416.673.9000

Par courriel :
contact@caatpension.on.ca

Visitez la page Contactez-nous pour notre adresse postale.

Février 2017